Information om behandling av personuppgifter
Brf Norrby behandlar personuppgifter om dig när du söker medlemskap i föreningen och under tiden som du är medlem. Även efter din tid i föreningen kommer dina personuppgifter att finnas kvar i våra register. Det är ett lagkrav i t ex bostadsrättslagen och bokföringslagen. En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, t ex namn, personnr, kontaktuppgifter och lägenhetsnummer. Din integritet är viktig för oss och vi har rutiner för hur information om dig ska hanteras och skyddas.
Personuppgiftsansvarig
Brf Norrby, org nr 702001-5447, är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som vi själva utför eller som vi anlitar någon annan att utföra. Det kan t ex innefatta ekonomisk förvaltning. Sådana utlämnanden förekommer regelbundet. Om du vill veta mer om vår behandling av personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter enl. dataskyddslagstiftningen kan du kontakta styrelsen via e-post, expeditionen@brfnorrby.se.
När du söker medlemskap
När du söker medlemskap i föreningen kan vi behöva kontrollera att du kan betala avgiften till föreningen.. Informationen i denna personupplysning sparas fram till att styrelsen sammanträder och beslutar om medlemskapet ska beviljas eller inte.
När du är medlem i föreningen
Under tiden du är medlem i föreningen finns en skyldighet enl. bostadsrättslagen att föra medlemsförteckning och lägenhetsförteckning. Det är en rättslig förpliktelse.
Medlemsförteckning ska innehålla uppgift om
- varje medlems namn och postadress
- tidpunkt för medlemmens inträde i föreningen
- den bostadsrätt som medlemmen har.
Medlemsförteckningen ska hållas tillgänglig för den som vill ta det av den. Det innebär inte att föreningen måste lämna ifrån sig den eller skapa kopior för ett utlämnande.
Lägenhetsförteckning ska innehålla uppgift om
- lägenhetsbeteckning, belägenhet, rumsantal och övriga utrymmen
- dagen för Bolagsverkets registrering av den ekonomiska plan som ligger till grund för upplåtelsen
- bostadsrättshavarens namn
- insatsen för bostadsrätten.
Även pantsättningar noteras i lägenhetsförteckningen.
Det är enbart medlemmar som har rätt till utdrag ur lägenhetsförteckningen avs. den egna bostadsrätten.
Föreningen kan komma att notera information om dig även i andra sammanhang. Närvaro på föreningsstämmor och styrelsemöten noteras för att det ska vara möjligt att i efterhand kontrollera hur beslut har fattats. Om det inkommer klagomål, störningsanmälningar, felanmälningar, synpunkter, motioner eller liknande kommer föreningen också att behöva registrera personuppgifter. Denna hantering av personuppgifter gör vi med stöd av ett berättigat intresse av att kunna hantera det praktiska arbetet med föreningens angelägenheter. Vi registrerar inte mer information än nödvändigt och skyddar den på lämpligt sätt.
Samtycke
I vissa fall behöver föreningen ditt samtycke för att behandla dina personuppgifter. T ex om föreningen behöver behandla dina hälsouppgifter, publicera fotografier från någon föreningsaktivitet, notera kontaktuppgifter till dig utöver adress eller lämna ut dina personuppgifter för andras marknadsföring. Brf Norrby brukar tacka nej till sådana erbjudanden och hellre delge erbjudandena på hemsidan, men om föreningen skulle vilja lämna ut personuppgifter för andras marknadsföring måste du först lämna ditt samtycke. Samtycke är frivilligt och inhämtas på särskild blankett. Ett sådant samtycke kan när som helst återkallas.
Hur länge bevaras dina personuppgifter?
Medlemsförteckningen och lägenhetsförteckningen ska sparas så länge föreningen består och sju år därefter.
Protokoll från styrelsesammanträden och föreningsstämmor ska bevaras så länge föreningen består.
Bokföringsmateriel ska bevaras i sju år plus innevarande år ( t ex betalningshistorik för avgifter).
Betr. övrig dokumentation t ex i störningsärenden, annan kommunikation mellan föreningen och medlemmarna, en leverantör, kommunen, banken m fl avgör föreningen från fall till fall hur länge informationen behöver bevaras.
Om du beviljats utträde ur föreningen och det finns obetalda avgifter eller andra fordringar kan det finnas anledning för föreningen att behålla uppgifterna eftersom det annars kan påverka föreningens möjlighet att tillvarata rättsliga anspråk.
Om din bostadsrätt blivit förverkad kommer dokumentation i ärendet att finnas kvar i styrelseprotokoll, anmälningar till socialtjänsten t ex. Det är för att föreningen ska kunna tillvarata rättliga anspråk.
Dina rättigheter
Du har rätt att få veta vilka personuppgifter som föreningen hanterar om dig och kan därför begäran ett s.k registerutdrag. Du har även rätt att kräva att felaktiga eller missvisande uppgifter om dig rättas och att användningen av dem begränsas. Du har i vissa fall rätt att få dina personuppgifter raderade eller överförda till andra organisationer (s.k dataportabilitet). Vill du åberopa en sådan rättighet ska du kontakta styrelsen. Du har också rätt att vända dig till Datainspektionen med klagomål på hur föreningen hanterar dina personuppgifter.
2018-06-27/Brf Norrby